Responda sim ou não. Sem "mais ou menos" — se você hesitou, é não.
As doze perguntas estão em quatro blocos. O que importa no fim não é o total, é qual bloco concentrou os sins, porque é por ali que a mudança começa.
Bloco A — Pátio e fila
- Você sabe, sem perguntar a ninguém, qual foi o tempo médio de espera dos caminhões na semana passada?
- A portaria consegue ver sozinha quem está autorizado a carregar hoje?
- Caminhão que chega sem agendamento entra numa fila separada da de quem agendou?
Bloco B — Frete
- Você sabe quantos CT-e do mês passado divergiram da tabela acordada?
- Quem negocia o frete vê o valor mínimo antes de fechar, não depois?
- As tabelas de todas as transportadoras estão num lugar só, com data de vigência?
Bloco C — Documentos
- Os cadastros necessários para emitir o documento são conferidos antes do caminhão chegar?
- Você consegue dizer quantas vezes no mês passado um caminhão carregado esperou por documento?
- Todos os MDF-e emitidos neste ano foram encerrados?
Bloco D — Informação
- Existe uma única versão do controle de cargas, que todas as áreas enxergam?
- Se a pessoa que cuida da planilha tirar quinze dias na safra, a operação segue?
- O número que a diretoria pede sai no mesmo dia?
Como ler o resultado
Conte os "não".
0 a 2 não. A planilha está dando conta e provavelmente há alguém muito bom cuidando dela. Trocar agora resolveria pouco. Vale revisitar no fim da próxima safra, ou se abrir uma unidade nova.
3 a 5 não. Existe desperdício, mas localizado. Olhe em qual bloco eles se concentraram e ataque só aquele. Mudar um processo é viável no meio do ano; mudar quatro, não.
6 a 8 não. A operação já paga caro pela falta de informação, e os problemas começaram a se alimentar: fila ruim gera documento atrasado, que gera entrega fora da janela. Aqui a conta de um sistema costuma fechar com folga.
9 ou mais não. O risco maior não é o custo — é a dependência de pessoas específicas. Uma saída, uma licença médica ou uma demissão na época errada para a operação. Nesse cenário, a urgência não é economia, é continuidade.
O que o bloco com mais "não" indica
Bloco A. O dinheiro está parado no pátio. É o bloco de maior retorno imediato, porque hora parada é o maior custo invisível da maioria das operações.
Bloco B. O dinheiro está vazando no frete. Costuma ser menor que o A em valor absoluto, mas é o mais fácil de provar — e o mais fácil de apresentar para a diretoria.
Bloco C. O risco está no fiscal, e ele é assimétrico: fica barato por muito tempo e caro de uma vez só.
Bloco D. O problema não é operacional, é de gestão. Você não consegue decidir porque não enxerga. É o bloco que menos dói no dia a dia e o que mais limita o crescimento.
Sobre a pergunta 11
Vale um comentário à parte, porque é a que mais gente responde "sim" por otimismo.
Teste de verdade: peça à pessoa que lista, em uma folha, tudo o que só ela sabe fazer no controle atual. Se a lista passar de cinco itens, a resposta honesta é não — e isso é risco operacional, não elogio à pessoa.
E se o resultado for "ainda não é hora"
Então é essa a resposta, e ela é útil. Planilha é barata, flexível e resolve bem operação estável com poucas pessoas envolvidas.
O que vale fazer mesmo sem trocar de ferramenta: começar a registrar o tempo de espera. É o dado que você vai precisar quando a dúvida voltar, e ele só existe se alguém começar a guardar hoje.
Se você marcou seis ou mais "não", o próximo passo não é pedir proposta. É colocar número no bloco que mais pontuou — a calculadora da página inicial faz isso para os blocos A e B, que são os dois mais caros.